Datenschutzerklärung

m8werk — Christoph Scharlé 66540 Neunkirchen Deutschland E-Mail: [email protected]

FinPhase ist eine Anwendung zur Bereitstellung und Erzeugung rechtlich vorgegebener Formulare und Dokumente (z. B. Sofortmeldung § 28a SGB IV). Wir verarbeiten ausschließlich die Daten, die Sie aktiv in die jeweiligen Formulare eingeben, sowie technisch notwendige Zugriffsdaten unserer Server. Ihre Eingaben werden – soweit dies der Zweck des Formulars erfordert – an den von Ihnen benannten Empfänger (in der Regel Ihr Arbeitgeber bzw. die zuständige Behörde) übermittelt.

Externes Hosting

Unsere Infrastruktur wird in EU-Rechenzentren betrieben. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Anwendung) sowie zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter	Sitz	Zweck
Hetzner Online GmbH	Deutschland	Server-Hosting, Datenbanken
Cloudflare, Inc.	USA (EU-SCC)	DNS, CDN, DDoS-Schutz, Bot-Protection
Amazon Web Services EMEA SARL	Luxemburg (eu-central-1)	E-Mail-Versand (SES), Dateispeicherung (S3)

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Verantwortliche Stelle

Siehe Abschnitt 1.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können bereits erteilte Einwilligungen jederzeit formlos per E-Mail widerrufen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland (Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken).

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Herausgabe der von Ihnen eingegebenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.

Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben nach den Vorschriften der DSGVO jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft sowie auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Kontakt: [email protected].

Formulareingaben

Die in die Formulare eingegebenen Daten verarbeiten wir ausschließlich zu dem jeweils angegebenen Zweck (z. B. Erstellung einer Sofortmeldung) und übermitteln sie – soweit erforderlich – an den von Ihnen benannten Empfänger. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, wo gesetzlich vorgegeben).

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Zugriffsdaten erfasst (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent). Diese Daten werden für höchstens 30 Tage zur Gewährleistung der IT-Sicherheit gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies). Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

Bot-Schutz (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz vor automatisierten Angriffen setzen wir Cloudflare Turnstile ein. Dabei werden keine personenbezogenen Daten zum Tracking verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

FinPhase stellt ausschließlich Formulare und rechtlich vorgegebene Dokumente bereit. Es findet keine KI-gestützte Entscheidung über Beschäftigungsverhältnisse (Einstellung, Leistungsbewertung, Kündigung) und keine automatisierte Profilbildung von Mitarbeitenden oder Bewerbern statt.

Sollten in Zukunft KI-gestützte Hilfsfunktionen (z. B. automatisches Ausfüllen wiederkehrender Formularfelder) eingeführt werden, informieren wir hierüber rechtzeitig an dieser Stelle sowie – soweit erforderlich – über gesonderte Hinweise in der Anwendung selbst (Art. 50 EU AI Act).

Eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.

Die von Ihnen in Formulare eingegebenen Daten werden – soweit dies der Zweck des jeweiligen Formulars erfordert – an den von Ihnen benannten Empfänger (insbesondere Ihren Arbeitgeber oder die zuständige Behörde) übermittelt. Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich hierzu verpflichtet.

Datenart	Speicherdauer	Grund
Formular-Eingaben	So lange die Erstellung/Übermittlung des Dokuments erfordert, anschließend unverzüglich gelöscht	Vertragserfüllung
Server-Logfiles	30 Tage	IT-Sicherheit
E-Mail-Korrespondenz	Bis zu 3 Jahre	Nachweis-/Verjährungsfristen

Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung

Kontakt: Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats.

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Stand: April 2026